AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan penting dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi dan industry lain. Perbedaan utama siklus penggajian dengan siklus lainnya adalah:

1. Hanya ada untuk satu kelas transaksi untuk penggajian.

2. Transaksi umumnya lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait.

3. Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan bahkan perusahaan kecil sekalipun.

A. AKUN DAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Tujuan audit ini untuk mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus ini telah dinyatakan secara wajar sesua prinsip akuntansi.

B. FUNGSI BISNIS DALAM SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA SERTA DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Gambar 18-1

Akun dalam siklus Penggajian dan Personalia

Personalia dan Kesempatan Kerja

Departemen sumber daya manusia merupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi upah.

Catatan Personalia meliputi data dari mulai bekerja sampai berhenti bekerja.

Formulir Otorisasi Pengurangan digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji serta iuran serikat pekerja.

Formulir Otorisasi tingkat Pembayaran digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran.

Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian

Untuk mencegah salah saji diperlukan pengendalian yang memadai

· Penyiapan kartu waktu oleh karyawan.

· Pengiktisaran dan perhitungan pembayaran kotor

· Penyiapan cek gaji

· Penyiapan catatan gaji

Kartu waktu adalah dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.

Tiket waktu pekerjaan adalah formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.

File transaksi penggajian adalah file yang dibuat computer untuk mencantumkan semua periode transaksi penggajian yang diproses oleh system akuntansi selam suatu periode.

Jurnal atau Daftar penggajian adalah laporan yang dibuat dari file penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan, tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih.

File induk penggajian adalah file computer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selama tahun tersebut hingga tanggal saat ini.

Pembayaran penggajian

Untuk meningkatkan pengendalian, cek pembayaran umumnya diproses secara terpisah dari pengeluaran lainnya.

Cek gaji ditulis selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang dilaksanakannya.

Rekonsiliasi Rekening bank Penggajian merupakan hal penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian untuk menemukan kesalahan dan kecurangan.

Pembayaran Penggajian Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak

UU penggajian federal dan Negara bagian mengharuskan penyiapan serta pengiriman SPT pajak penggajian secara tepat waktu. Untuk mencegah salah saji dan kewajiban pajak serta penalty yang potensial individu yang kompeten harus memverivikasi output secara independen.

Formulir W-2 adalah formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengiktisarkan penghasilan karyawan selama ahun kalender termasuk pembayaran kotor, pemotongn pajak penghasilan dan pemotongan jaminan social.

SPT Pajak Penghasilan adalah formulir yang diserahkan k unit pemerintah local, Negara bagian dan federal, untuk menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.

A. METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIF ATAS TRANSAKSI

Gambar 1.1

Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian Subtantif atas Transaksi untuk Siklus Penggajian dan Personalia

* Luas pengujian pengendalian ditentukan oleh ketergantungan pada pengendalian yang direncanakan. Untuk perusahaan publik, pengujian harus mencukupi untuk mengeluarkan opini tentang pengendalian internal atas pelaporan keuangan

a. Memahami Pengendalian Internal Siklus Penggajian dan Personalia

Berikut adalah pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:

1. Pemisahan tugas yang memadai,

2. Otorisasi yang tepat,

3. Dokumen dan catatan yang memadai,

4. Pengendalian fisik terhadap aktiva dan catatan,

5. Pengecekan yang independen atas kinerja.

1. Pemisahan Tugas yang Memadai

Pemisahan tugas ini merupakan hal yang penting untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang mengendalikan aktivitas penggajian kunci, seperti menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.

2. Otorisasi yang Tepat

Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh penyelia karyawan. Persetujuan dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk jam lembur saja.

3. Dokumen dan Catatan yang Memadai

Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu atau catatan memang diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh waktu tetapi tidak untuk karyawan tetap. Untuk karyawan yang dibayar berdasarkan tingkat potongan atau sistem insentif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi banyak perusahaan catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian menurut pekerjaan atau penugasan.

4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan

Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.

5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja

Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch dengan laporan ikhtisar. Seorang anggota manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus mereview output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa. Jika tenaga kerja manufaktur mempengaruhi penilaian persediaan atau jika diperlukan untuk mengakumulasi biaya berdasarkan pekerjaan, akan dibutuhkan pengendalian yang memadai untuk memverifikasi pembebanan biaya yang tepat.

b. Formulir dan Pembayaran Pajak Penggajian

1. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian

Formulir pajak penggajian adalah untuk pajak seperti pajak penghasilan pemerintah federal dan pemotongan pajak FICA, pemotongan pajak pemerintah negara bagian dan kota, serta pajak pengangguran pemerintah federal dan negara bagian

2. Pembayaran Potongan Pajak Penggajian dan Pemotongan Lainnya secara Tepat Waktu

Auditor harus menguji apakah klien telah memenuhi kewajiban hukumnya untuk menyerahkan pembayaran semua pemotongan pajak penggajian sebagai bagian dari pengujian penggajian walaupun pembayaran biasanya dilakukan dari pengeluaran kas umum. Pemotongan yang dimaksud dalam pengujian tersebut mencakup pajak, tabungan pensiun lainnya, iuran serikat pekerja, asuransi, dan tabungan penggajian.

Pertama auditor harus menentukan persyaratan klien untuk menyerahkan pembayaran, yang dapat ditentukan dengan mengacu pada sumber-sumber seperti hukum pajak, kontrak serikat pekerja, dan perjanjian dengan karyawan. Setelah mengetahui persyaratannya, auditor yang dapat dengan mudah menentukan apakah klien telah melakukan pembayaran jumlah yang benar secara tepat waktu dengan membandingkan pengeluaran selanjutnya dengan